Funciones del presidente de un club rotario
• Dirigir y motivar al club, inspirar y valorar las contribuciones de los socios, fomentando a la vez los contactos personales.
• Tomar cursos en línea para el presidente de club en el Centro de Formación.
• Evaluar los puntos fuertes, las deficiencias, los aspectos que deben mejorarse y los riesgos del club para establecer las metas.
• Fijar las metas de cada comité. Propiciar las comunicaciones entre los comités del club y el distrito. Revisar las actividades, metas y gastos de los comités y participar en sus decisiones*.
• Supervisar la elaboración del presupuesto del club y verificar que se apliquen las debidas normas de contabilidad, incluida una evaluación financiera anual*.
• Asegurarse de que el secretario y el tesorero del club dispongan de una cuenta en Mi Rotary para que actualicen periódicamente los datos del club y los socios*.
• Cooperar con el gobernador y su asistente en todos los asuntos relacionados con el club o el distrito.
• Mantener a los socios al tanto de información importante que envíe el gobernador y Rotary International*.
• Preparar la visita oficial del gobernador.
• Cumplir con los requisitos del programa de Intercambio de Jóvenes.
• Planificar y dirigir las reuniones mensuales de la directiva del club*.
• Planificar y dirigir reuniones de clubes que sean interesantes y relevantes para los socios, así como actividades sociales entretenidas*.
• Asegurarse de que el club implemente un programa de capacitación integral para los socios, según sea necesario*.
• Involucrar a los socios en el logro de las metas fijadas en Rotary Club Central, y darles el debido seguimiento.
• Animar a los socios a asistir a las reuniones distritales y a promover la Convención de Rotary.
• Asistir a la Conferencia de distrito* (Congreso Distrital).
Funciones del presidente electo
• Consultar con el presidente respecto al estado actual del club.
• Integrar la Junta Directiva del club.
• Nombrar a los presidentes de los comités y al instructor del club para tu mandato*.
• Supervisar la elaboración del presupuesto del club.
• Animar a los funcionarios entrantes del club a asistir a la Asamblea distrital de capacitación.
• Establecer una cuenta en Mi Rotary.
• Asistir al Seminario de capacitación para presidentes electos de club (PETS), la Asamblea Distrital de capacitación y la Conferencia de distrito.
• Fijar y dar seguimiento a las metas del club en Rotary Club Central (ver en Mi Rotary).
• Verificar que se haya reportado en Mi Rotary a todos los funcionarios del club, a fin de que reciban comunicaciones de Rotary International.
Vicepresidente
1) El Estatuto de Clubes Rotarios dice: Articulo 4: Deberes de los funcionarios:
Seccion 4 - Vicepresidente. Preside las reuniones del club y de la directiva en ausencia del presidente. Esta es la única función que se le asigna. Sin embargo, no hay nada que impida que el Presidente Electo asuma funciones ejecutivas para compartir las tareas del Presidente.
Asesoría rotaria
De acuerdo a mis conocimientos, la Asesoría no está reglamentada. Actualmente en nuestro club hay un Asesor de la Presidenta, un cargo optativo para que cada presidente decida si convoca a alguien o no. Por supuesto, no hay ninguna obligación del presidente de consultar a su asesor.
Macería
Acerca de la palabra macero se discutió durante mucho tiempo su origen, ya que se desconoce quién lo tradujo y cuándo. No hubo consenso, que yo sepa. Ir al original en inglés es inútil, ya que en el idioma inglés se emplea una especie de modismo: “sargent on arms”. Y algún traductor desorientado de Rotary lo tradujo como “Sargento de armas”, un título absurdo que aún hoy se suele utilizar en algunos encuentros internacionales de Rotary.
La discusión sobre el origen de la palabra macero se centró en dos significados:
1. "El que maneja el mazo”, porque en algunos clubes la reunión es orientada por el macero tocando la campana rotaria con el mazo. En nuestro club nunca fue así. Siempre el presidente del club ha dirigido y orientado las reuniones.
2. El otro significado de macero sería una conjunción de las palabras “maestro de ceremonias”. En mis épocas el macero estaba atento a quién llegaba al club, y si faltaba una silla iba y la reponía de inmediato. También recibía a las visitas. Sus funciones son obvias.
Secretaría
El secretario se encarga de que el club funcione eficazmente y sin percances. Sigue las tendencias del club para determinar las deficiencias y puntos fuertes, y transmite tal información a los líderes del club y del distrito.
Sus funciones
• Actualizar los datos de los socios del club. La factura se calcula conforme al número de socios en la base de datos de Rotary el 1 de julio y el 1 de enero. Rotary International envía la factura por correo electrónico y correo postal. Ahorre papel y proteja el medio ambiente optando por recibir exclusivamente la versión electrónica. En realidad, creo que los envíos en papel ya no se envían.
• Mantener las actas de las reuniones del club, la directiva y los comités (En mi opinión, en cada reunión debería leerse el Acta de la semana anterior. En nuestro club no se leen desde hace mucho tiempo).
• Coordinar con el secretario entrante para que la transición sea fluida.
Para prepararse
• Tomar cursos en línea para el secretario de club en el Centro de Formación.
• Asistir a la Asamblea Distrital de Capacitación.
• Coordinar con el secretario saliente.
Recursos y material de consulta
Guía para Clubes Dinámicos: Plan de Liderazgo para su Club Estatutos prescritos a los clubes rotarios
Reglamento que se recomienda a los clubes rotarios
Documentos del informe semestral
* Todas las responsabilidades con asterisco figuran en el Código de Normas de Rotary.